As 6 Fases do Ciclo de Vida BPM – Passo a passo completo em detalhes (Parte 2)

Este é o segundo artigo da série “As 6 Fases do Ciclo de Vida BPM – Passo a passo completo em detalhes “, onde abordo o ciclo de vida completo do gerenciamento de processos de negócio.

No artigo anterior, parte 1, iniciei o assunto falando sobre os ciclos de vida típicos de projetos de BPM, suas fases e aplicação e a importância da identificação correta da capacidade de BPM dentro das organizações, para implementações de processos de negócio bem sucedidas.

Neste segundo artigo da série darei andamento abordando as três primeiras fases do ciclo de vida BPM: Planejar, Analisar e Desenhar.

As 6 Fases do Ciclo BPM

A disciplina de BPM apresenta uma visão abrangente e didática de um ciclo de vida, alinhada ao Guia CBOK (Guia para Gerenciamento de Processos – Corpo Comum de Conhecimento da ABPMP), onde propõe um ciclo completo, não prescritivo, orientado a necessidade de cada organização, que pode ser sumarizado por meio do conjunto gradual e interativo de até 6 fases que veremos a seguir.FASE 1: PLANEJAR ARQUITETURA DE PROCESSOS

A fase do planejamento trata da elaboração da estratégia, onde se define a relação entre a organização e o ambiente interno e externo, bem como os objetivos organizacionais, com a definição de estratégias alternativas. Consiste em saber o que deve ser executado e de que maneira deve ser executado, prevendo o futuro da empresa, em longo prazo.

Durante esta fase devem ser identificados quais componentes como serviços, processos, procedimentos, funções, papéis e sistemas de informação, e a relação entre eles, serão impactados por uma dada reorganização.

Os objetivos organizacionais representam o elo entre a organização e o cliente, isto quer dizer que os objetivos definem como a organização deve entregar valor para seus clientes por meio de seus produtos e/ou serviços.

Portanto este é o momento de identificar os processos, pois estes representam os meios pelos quais produtos e serviços são criados e entregues aos clientes. Além disso, é o momento de entender a forma como os processos estão alinhados com a estratégia e os objetivos organizacionais e identificar como estes objetivos podem ser atingidos por meio do Gerenciamento de Processos de Negócio.

Tipicamente, este modelo é estruturado e representado por uma perspectiva estratégica que organiza os processos numa arquitetura classificada por Primários, Suporte e Gerenciamento. Juntos Estes processos atendem a um cliente, viabilizam ou apoiam o funcionamento de outros processos, ou ainda, gerenciam os indicadores de desempenho do seu negócio.

A fase de planejamento assegura que o contexto e o alto nível da arquitetura dos processos estejam alinhados e otimizados para atender a orientação estratégica da organização.

A fase planejar contempla as etapas de definição do planejamento estratégico e seu desdobramento, alinhamento dos objetivos organizacionais com os processos de negócio, estruturação da Arquitetura de Processos e priorização no desdobramento e tratamento dos processos desta arquitetura de acordo com os critérios e prioridades organizacionais.

FASE 2: ANALISAR PROCESSOS

A fase de análise do ciclo de vida BPM se dedica a entender de forma detalhada o momento atual do processo de negócio, também conhecido como análise do processo “As is” (Como é).

Esta fase busca levantar todas as informações possíveis e documentações disponíveis para um entendimento correto do estado atual do processo e de como ele cumpre seus objetivos.

Este levantamento consiste em identificar e compreender as atividades do processo e os resultados dessas atividades e dos processos em relação à sua capacidade de atender as metas pretendidas. Além disso, a análise identifica também as restrições e rupturas que interferem no desempenho do processo.

A análise de processos pode ser realizada sempre que desvios no desempenho dos processos forem sinalizados ou ainda se eventos externos ou temporais (análise programada) forem acionados. Muitas vezes, contempla estudo do ambiente de negócio, contexto organizacional do processo, fatores que contribuem para o ambiente operacional, características do segmento de negócio, regulamentações governamentais e do segmento de negócio, pressões de mercado e da concorrência.

A fase analisar contempla as etapas de análise de documentação, pesquisas, entrevistas com os participantes do processo, diagnóstico do processo, documentação do processo atual e sua validação..

A realização da análise resulta na criação e entrega de artefatos como documento de requisitos, que descreve de forma preliminar, objetiva e muitas vezes alto nível as regras de negócio do processo. Especificação funcional do processo que descreve de forma completa e que normalmente contempla o modelo lógico do processo (desenho do fluxo) e modelo físico (descrição de procedimentos, passo a passo de tarefas e ferramentas utilizadas) e o documento de diagnóstico do estado atual do processo. Dependendo da finalidade do projeto, as entregas podem variar, podendo ser destinadas a usuários diferentes como donos de processos, gestores executivos, executores, fornecedores e desenvolvedores.

FASE 3: DESENHAR PROCESSOS

A fase desenhar do ciclo de vida BPM, conhecida também por Redesenho de Processos ou processo “To be” (Como será), trata a mudança de processo que irá impactar no atingimento de metas e estratégias organizacionais e satisfação do cliente.

O desenho tem o objetivo de criar representações (modelos) da situação futura do processo, seja um novo processo ou processo melhorado. Este modelo é uma projeção concebida, a partir da análise do processo “As is”, através de uma perspectiva “de fora para dentro” (Outside in ou ainda por Foco DO Cliente), de como a operação pode ser melhorada ou fundamentalmente modificada para atingir o resultado desejado.

Problemas identificados durante a análise devem ser considerados em um novo desenho, eliminando-os. Tudo deve ser analisado e revisto como oportunidade para reduzir esforço, melhorar qualidade, eliminar problemas, aumentar produtividade, eliminar desperdícios e defeitos, tornando o processo mais econômico, eficiente e otimizado.

Os modelos da situação futura devem ser validados assim como os modelos da situação atual. Por ser validado pelos envolvidos na gestão e na execução dos processos, é por si só uma forma de treinamento das equipes e contribuirá para facilitar a implantação dos novos processos.

A fase desenhar contempla as etapas de análise de documentação de melhorias identificadas, simulação dos processos, modelagem técnica (quando há), definição de indicadores e validação dos artefatos gerados.

A realização do desenho resulta na entrega de artefatos como documento de requisitos, que descreve e destaca as mudanças propostas para o processo. Especificação funcional contendo o modelo da situação futura do processo sob a ótica do negócio, como também a especificação técnica sob a ótica da tecnologia, isso quando o projeto tratar da implantação de processos automatizados.

Chegamos ao fim de mais este artigo… 🙁
Mas ainda não acabou!!! 🙂 🙂 🙂

Na terceira e última parte da série…

Veremos a importância das três fases seguintes, Implantar, Monitorar e Refinar:

Como realizar uma implantação correta dos processos de negócio;
Os benefícios do monitoramento dos processos de negócio;
O refinamento como ponto estratégico para a transformação de processos.

Quer receber gratuitamente o ebook ilustrado sobre as 6 Fases do Ciclo de Vida BPM?

Na última parte desta série, irei lançar meu novo ebook “Tudo o que você precisa saber sobre Ciclo de Vida BPM”!!!

Através deste ebook você aprenderá quando e como aplicar, cada fase e suas etapas, do ciclo de Vida BPM, através das técnicas e práticas mais utilizadas por especialistas no assunto!

Totalmente GRATUITO! Contendo…
30 páginas ilustrativas
+ de 55 técnicas e práticas utilizadas por especialistas para cada fase do ciclo
2 super bônus

Sorteio de uma vaga para o curso Online da BPM ACADEMY

Os 20 primeiros inscritos para baixar o ebook “Tudo o que você precisa saber sobre Ciclo de Vida BPM”, irão concorrer a uma vaga para próxima turma do Curso Online da BPM ACADEMY, com bolsa de 100%.
O sorteio será liberado na parte 3 desta série e o resultado do ganhador divulgado aqui mesmo!

Curso focado no desenvolvimento ágil, melhoria contínua e transformação digital

Você aprenderá a mapear, automatizar, executar e monitorar processos, com foco na transformação do negócio e na melhoria constante das operações da sua empresa.

Confira alguns temas que serão abordados neste curso:
* Planejando projetos de automação de processos com o framework scrum
* Modelando processos de negócio de forma ágil com a notação BPMN 2.0
* Automatizando processos na prática com uso de BPMS na nuvem
* Implantando meu projeto piloto através do BPMS e muito mais!

Além disso, o aluno contará com…
* Plataforma EAD que suporta e aprimora os resultados de aprendizado
focada na experiencia e evolução do aluno
* Acesso integral ao Orquestra BPMS (100% nuvem)
* Desenvolvimento digital sem necessidade de programação
* Plano de estudos personalizado
* Centenas de horas de vídeo-aulas
* Simulados preparatórios para certificações
* Centenas de exercícios com resolução em vídeo! (Inédito)
* Aprendizado em seu próprio ritmo
* Ambiente e conteúdo atualizados constantemente
* Encontros da turma com o mentor
* Acompanhamento por monitoria e tutoria
* Podcasts summary
* Comunidade exclusiva BPM ACADEMY MOVEMENT
* Emissão de certificado de conclusão assinado por professor CBPP
* Não gostou? Garantia incondicional de 30 dias de seu dinheiro de volta
e muito mais!
Primeira plataforma online de educação de BPM do Brasil!
A sua jornada vai começar!
VAGAS LIMITADAS!

CONHEÇA MAIS SOBRE NOSSO PROPÓSITO DE EDUCAÇÃO