As 6 Fases do Ciclo de Vida BPM – Passo a passo completo em detalhes (Parte 1)

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Este é o primeiro artigo da série “As 6 Fases do Ciclo de Vida BPM – Passo a passo completo em detalhes “, onde abordo o ciclo de vida completo do gerenciamento de processos de negócio.

Neste primeiro artigo da série, introduzo o assunto falando sobre os ciclos de vida típicos de projetos de BPM, suas fases e aplicação. Abordo também a importância da identificação correta da capacidade de BPM dentro das organizações, para implementações de processos de negócio bem sucedidas.

Ciclo de Vida BPM

Um ciclo de vida é composto por um conjunto de fases com sequência lógica.
Envolve uma continuidade (um ciclo de feedback infinito), para assegurar que os processos de negócio estejam alinhados com a estratégia organizacional e com o foco do cliente.
Considera-se que um ciclo de vida termina quando outro começa.

A prática do BPM é caracterizada como um ciclo de vida contínuo de atividades integradas.

Inspirado pelo conhecido ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act), o ciclo de vida BPM foi ajustado para alinhar as fases envolvidas em um projeto completo de gestão de processos de negócio.

Um ciclo de vida representa uma metodologia, um roteiro formal e abrangente de atividades que devem ser realizadas em um projeto de BPM.

Em projetos de implementação de BPM (conhecido também por projetos de automação de processos), tradicionalmente, o ciclo segue as fases típicas de análise (as is), redesenho (to be) e implementação (to do) de processos.
Desta forma, é garantido que todas as oportunidades de melhorias necessárias sejam identificadas e contempladas no cenário atual do processo automatizado.

A aplicação do ciclo de vida em uma organização está relacionada com sua maturidade em processos.

Um ciclo de vida pode ser aplicado diretamente a um processo implementado e gerenciado de forma independente.
Tipicamente, representado por iniciativas de melhorias de processos de organizações que ainda não possuem uma arquitetura de processos definidas em uma perspectiva corporativa de cadeia de valor.

Por não ter um alinhamento com a estratégia da organização, normalmente poucos resultados são demonstrados ou pelo menos não são tão evidentes com este tipo de iniciativa. O que, em alguns casos, acaba frustrando organizações por não alcançarem os resultados que esperavam com a adoção de BPM.

Aqui está uma grande confusão, compreensível, levando em conta a pouca ou nenhuma cultura e maturidade da organização em relação a BPM. Muitas pessoas confundem BPM com iniciativas de melhoria de processos de negócio, pois estas dizem respeito a melhorias específicas ou ajustes em processos, de forma pontual. De fato, o uso de abordagens de melhorias de processos não representam o real comprometimento da organização com as boas práticas de BPM.

Em organizações estruturadas por uma arquitetura de processos em uma visão ponta a ponta, o ciclo de vida pode ser aplicado de forma corporativa. Presente em organizações mais maduras que investem de forma mais consistente na implementação de BPM e que tornaram seus processos uma prioridade para os negócios – Os processos são considerados como ativos da organização.

Além disso, o trabalho estruturado em conhecimento (que faz parte da rotina dos colaboradores destas organizações) é realizado de forma previsível e sequencial, desafiando o pensamento tradicional de processos. Isso não significa forçar uma estrutura nessas áreas, mas promover habilitar tecnologias para priorizar o trabalho e tornar transparente o processo e os esforços individuais de trabalho.

Para a realização completa do ciclo BPM, indicasse o uso de BPMS (Business Process Management Suites/System), conhecido em português por Suítes/Sistemas de Gerenciamento de Processos de Negócio. Softwares responsáveis pela automação, execução, controle e monitoramento das etapas das atividades realizadas em uma organização.

Um ciclo de vida é uma proposta de roteiro com número de fases variadas, que dependem da maturidade da organização, necessidades e resultados obtidos.

Capacidade de BPM 

Além disso, alguns cuidados devem ser observados antes de aplicar um ciclo pré-escrito.
Destacamos abaixo três pontos fundamentais para uma implementação consciente e correta de BPM.

1. Processos Otimizados

O primeiro consiste em identificar e ajustar os processos práticos de trabalho para evolução do negócio.

2. Pessoas Preparadas

O segundo é levar em consideração as pessoas que irão executar e se comunicar com o processo e identificar a forma como elas trabalham e interagem.

3 . Tecnologias Apropriadas

O terceiro compreende ajustar as tecnologias com o ambiente da organização interessada em implantar a gestão por processos.

E para ter sucesso nessas implementações, é necessário ter Processos Otimizados, Pessoas Preparadas e Tecnologias Apropriadas.

O infográfico acima representa a roda das três principais capacidades de BPM

Um cuidado que deve ser observado antes de seguir e aplicar um ciclo pré-escrito, é identificar e ajustar seus métodos de trabalho, técnicas e tecnologias com o ambiente da organização interessada em implantar a gestão por processos.

Encerramos a primeira parte deste artigo 🙁
Mas não fique triste! 🙂 🙂 🙂

Em nosso próximo artigo desta série…

Veremos que disciplina de BPM apresenta uma visão abrangente e didática de um ciclo de vida,  onde propõe um ciclo completo,  que pode ser composto por um conjunto de até 6 fases. Detalharemos, no próximo artigo, as fases do ciclo de BPM, suas etapas,  técnicas e práticas.